회의는 노동운동과 불가분의 관계를 가지고 있다. 그리고 회의는 계속 증가하고 있다. 우리연맹의 경우도 예외는 아니다. 오늘날 노동운동의 경우 업무시간의 30∼40%, 70∼80%가 회의시간이라고 한다.
이처럼 회의시간이 증가하는 이유는 노동운동의규모의 증대, 노동운동구조의 복잡성 증가, 환경불확실성에 따른 비일상적인 과제의 증가, 그리고 전문직과 관리직의 증가에서 찾을 수 있다. 회의시간은 증가하고 회의는 경영과 불가분의 관계에 있다면, 회의의 효율화는 노동운동의 효율화를 위해 무엇보다 중요하다. 그러나 회의처럼 비효율적으로 수행되는 업무도 없다. 그래서 우리연맹에서도 수십 년 전부터 회의효율화를 부르짖는 조직들이 많았던 것 같다.
회의가 비효율적으로 진행되고 사후관리도 안 되는 현실에서 개별 업무의 효율성과 연맹의 경쟁력을 기대하기도 힘들다. 회의를 통한 구성원들간의 합의 형성과 시너지 효과의 극대화 및 효율적 의사전달이 이루어지지 못하는 경우 각자의 에너지는 공통의 목표를 향해 결집되지 못하는 한계를 보이게 된다. 여러 구성원들의 많은 에너지가 낭비된다. 그 결과 한국의 자본-노동 생산성이 선진국에 비해 매우 낮은 수준이다. 한 마디로 고비용-저효율의 경제구조를 초래하고 있다. 이제 한국은 고비용-저효율의 경제구조에서 탈피할 수 있도록 노력해야 한다.
<부즈 앨런·해밀턴 한국보고서>에서 지적하고 있듯이 저비용의 중국과 고효율의 일본이 양쪽에서 압박해오는 경제적 넛크랙커(Economic Nutcracker) 상황에서 더 이상 시달리지 않아야 한다. 이를 위해 우리는 고비용-저효율이라는 한국의 현실을 직시하고 위기의식을 공유해야 한다. 우리연맹도 예외일 수 없다.
<소중한 것부터 먼저 하라>는 스티븐 코비의 제언처럼, 우리들은 각자가 수행하고 있는 업무를 조직의 비전과 가치에 비춰 재설계 해야 한다. 그 동안 각자가 수행해 온 일을 중요성과 긴급성 차원에서 재점검해 보고 불요불급한 일에 시간과 예산을 낭비하는 우를 범하지 말아야 한다. 그리하여 중요성이 낮은 일은 과감하게 제거해야 한다. 그리고 비전 구현에 중요한 업무에 시간과 예산을 더 많이 할애해야 한다.
회의의 경우도 마찬가지다. 중요한 회의와 중요하지 않는 회의를 구분해 회의 자체를 가능한 한 줄이는 것이 먼저 이뤄져야 한다. 중요하지 않으면서 관습적으로 하는 회의로 신변잡담이나 나누는 부서별 미팅 등은 더 이상 시행되지 않아야 한다.
나아가 중요한 회의의 경우, 준비와 진행을 철저히 해 효율화를 기해야 한다. 여러분들은, 준비가 철저하지 못하여 지리멸렬한 회의, 목적이 불분명한 하나마나한 회의, 운영기술이 미숙하여 분위기가 경직되고 따분한 회의, 형식은 있으나 내용이 없는 회의, 상명하달 만이 있는 회의, 조직의 비전과 가치중심으로 생산적 토론이 안 되는 회의, 참석자들이 시작 시간도 안 지키고 끝나는 시간도 없는 시간관리가 안 되는 회의, 회의자료를 검토해 보지도 않고 형식적으로 참석하는 회의, 회의에서 결정된 내용들의 실천여부에 대해 사후관리가 안 되는 회의를 경험한 적은 없는가? 한마디로 모여도 의논할 수 없고, 의논해도 결정을 내릴 수 없고, 결정을 내려도 실행할 수 없는 회의’가 문제이다.
이상과 같은 회의의 문제점들을 극복하고 효율적인 회의가 되기 위해서는 먼저 철저한 회의의 준비(목적의 명확화, 계획수립, 자료정리, 회의통지, 회의장 정리 등)가 돼야 하고, 다음으로 회의를 진행하는 리더의 마음가짐 및 리더십(참가자 존중, 참석자의 의견유도 등)과 참석자의 마음가짐 및 폴로어십(사전 자료 검토, 적극적인 진행협조와 의견 제시 등)이 올바로 설정돼야 한다.
다음부터 전국해상산업노동조합의 모든 회의부터는 효율적인 회의가 되도록 구성원과 회의를 진행하는 의장의 마음가짐이 바뀌어 효율적인 회의가 되어야한다. 그렇지 않는다면 그 다음에는 어떠한 결과가 기다리는지는 여기에 글을올리지 않더라도 충분히 이해하리라 본다.
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